VOOR (EX)KANKERPATIËNTEN, CHRONISCH ZIEKEN EN MANTELZORGERS
Protocol vrijwilligersbeleid: Vastgesteld Terneuzen, 1 MEI 2022
VISIE
Het aantal nieuwe patiënten met kanker stijgt ten gevolge van de bevolkingsgroei en vergrijzing. De zorgvraag zal daardoor toenemen, ook op het gebied van de ondersteuning en begeleiding van de chronische (kanker)patiënt. Stichting het Steunpunt ziet hier een belangrijke taak weggelegd en zal inspringen op de specifieke vraag van de doelgroep.
MISSIE
De speerpunten zijn: het leveren van deskundigheid met de gast centraal
samen sterk
transparante en open communicatie
Dit geldt voor alle leeftijdscategorieën. Het werkgebied omvat de Kanaalzone (Terneuzen en omgeving).
DOELSTELLING VAN “HET STEUNPUNT” TERNEUZEN
Het doel is:
begeleiding bij het verwerken van het ziekteproces, de
behandelingen en restverschijnselen (vermoeidheid)
het geven van aandacht en het bieden van een luisterend oor
het verstrekken van informatie en voorlichting zonder sturend advies
individuele-en groepsactiviteiten gericht op verwerking, ontspanning en het vergroten van de zelfredzaamheid
verlies-en rouwverwerking door Rouwzorg Kanaalzone
huisbezoeken
bemiddeling bij aanvullende (professionele) ondersteuning
op verzoek aanwezig zijn bij (slecht nieuws) gesprekken
hulp bij reïntegratietrajecten
begeleiding bij het oplossen van financiële problemen
het verzorgen van lezingen, presentaties en themamiddagen
het uitbrengen van een eigen maandelijkse nieuwsbrief
De Stichting “het Steunpunt” Terneuzen:
werkt samen met partijen binnen de zorgketen
waarborgt de privacy van de gasten
heeft goed getrainde teamleden (vrijwilligers)
ORGANISATIE en KADER
Stichting “het Steunpunt” Terneuzen is een vrijwilligersorganisatie, met een open cultuur.
Team en bestuur stellen in gezamenlijkheid het beleid op. Het team heeft een grote invloed op de dagelijkse leiding.
De eindverantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid ligt in handen van het bestuur.
De leiding en gang van zaken van de activiteiten is in handen van het teamlid die de workshop leidt met een ondersteuner (=een teamlid die zorg draagt voor het welzijn van de deelnemers). Zij dragen zorg voor het innen van de betaling en de afdracht aan de penningmeester.
De namen van de deelnemers worden doorgegeven aan het bestuur (i.v.m. verzekering en eindverantwoording).
Hierover worden afspraken gemaakt. Aanschaf van benodigdheden voor een goede uitvoer van de activiteit gaat in overleg met de penningmeester en voorzitter. Deze benodigdheden blijven eigendom van Stichting het Steunpunt, ook na het beëindigen van de workshop. Indien men voor deskundigheidsbevordering een cursus wil volgen, dient dit met voorafgaande toestemming van de voorzitter en penningmeester te gebeuren en aanwijsbaar voor het Steunpunt bedoeld te zijn. Bij afwezigheid van voorzitter en/of penningmeester zijn de aangewezen vervangers uit het bestuur gemachtigd.
In een open organisatiestructuur vergaderen bestuur en team gezamenlijk.
Het bestuur en teamleden beslissen en werken binnen het kader dat door het bestuur van Stichting “het Steunpunt” Terneuzen is gesteld en door bestuur en team wordt uitgevoerd. Ervaren teamleden begeleiden nieuwkomers. De duur van de begeleiding hangt af van de ervaring van de nieuwkomer en het werk dat men voor de Stichting wil doen. Stichting het Steunpunt kent in sporadische gevallen niet-teamleden die hun professionaliteit willen gebruiken voor een activiteit. Een niet-teamlid staat niet op de verzendlijst van het Steunpunt. Zowel teamleden als niet-teamleden moeten zich er van bewust zijn dat zij werken namens “het Steunpunt” en de Stichting als zodanig vertegenwoordigen. Het bestuur verwacht loyaliteit, betrokkenheid en respect naar de collega’s en de organisatie. Indien men meerdere organisaties vertegenwoordigt wordt verwacht dat men de regels die gelden bij het Steunpunt niet overtreedt.
Bij “herhaalde” problemen heeft het bestuur het recht de overeenkomst met het teamlid te beëindigen.
VRIJWILLIGERS = TEAMLEDEN
“Het Steunpunt” heeft teamleden nodig om uitvoering te geven aan de doelstelling.
Middelen voor werving van teamleden zijn het plaatsen van advertenties in regionale kranten, advertentiebladen, nieuwsbrieven, personeelsbladen e.d.. Ook de aandacht voor activiteiten kan de belangstelling toe doen nemen om teamlid te worden.
Zoveel mogelijk worden teamleden geworven uit de directe omgeving van de plaats waar “het Steunpunt” activiteiten aanbiedt. Dit komt de inzetbaarheid van vrijwilligers en de binding met de locatie ten goede. Voor elk teamlid die zich aanmeldt, geldt een selectieprocedure. Het teamlid dat zich wil bezig houden met psychosociale zorg zal hiervoor scholing krijgen en de mogelijkheid voor deskundigheidsbevordering. Het eerste evaluatiegesprek wordt binnen 3 maanden na aanvang van de werkzaamheden gehouden. Het evaluatiegesprek vindt plaats tussen bestuursleden en teamlid.
DE VRIJWILLIGERSOVEREENKOMST
Op het moment dat de vrijwilliger zich aan Stichting “het Steunpunt” Terneuzen verbindt wordt een vrijwilligersovereenkomst besproken. In de overeenkomst is samengevat, wat “het Steunpunt” van de vrijwilliger (toekomstig teamlid) verwacht en wat de vrijwilliger van “het Steunpunt” mag verwachten.
BEËINDIGEN VAN DE OVEREENKOMST
Het teamlid kan de overeenkomst bij het bestuur opzeggen.
Ook “het Steunpunt” kan de overeenkomst schriftelijk opzeggen, onder vermelding van de reden.
Het bestuur en het team beoordelen of en wanneer het functioneren van een teamlid niet langer naar behoren is. Vóór er over gegaan wordt tot opzegging door “het Steunpunt” heeft het bestuur eerst een gesprek gevoerd met het betreffende teamlid, met als onderwerp diens functioneren of de problemen rondom het functioneren of vertegenwoordiging naar buiten toe. In bijzondere gevallen kan het bestuur in samenspraak met het team besluiten de overeenkomst met onmiddellijke ingang op te zeggen.
INTRODUCTIE
Een nieuw teamlid krijgt de mogelijkheid bij activiteiten proef te draaien na overleg met de verantwoordelijke van de activiteit en onder begeleiding van een ervaren teamlid, zodat men een gedegen keuze kan maken uit de diverse werkzaamheden.
EVALUATIE
Teamleden en bestuur kunnen zelf een evaluatie aanvragen, waarin zaken aan de orde zullen komen als: functioneren, problemen welke het teamlid tegenkomt bij de uitvoering van het werk of binnen de organisatie, taak en taakinhoud, scholing en training. In algemene zin kan dit ook op de agenda van een bestuurs-en teamoverleg gezet worden.
TEAMOVERLEG
Frequent is er een bestuurs-en teamoverleg. Teamleden en bestuursleden nemen (indien mogelijk met werkafspraken)deel aan het teamoverleg. Indien men niet aanwezig kan zijn, is het mogelijk een agendapunt per mail en uitgewerkt doorgeven.
Het bestuurs-en teamoverleg is een belangrijk instrument om het werk vorm en inhoud te geven. Niet alleen dient het om de teamleden regelmatig bij elkaar te hebben, maar ook om ideeën te genereren voor de uitvoering van het werk, kennis en ervaring uit te wisselen en problemen m.b.t. de uitvoering van het werk te bespreken.
ACTIVITEITEN
De teamleden kunnen gratis of tegen een geringe vergoeding aan activiteiten deelnemen. Voor deelname aan activiteiten gaan gasten altijd voor en dient het teamlid plaats te maken.
Indien het teamlid (door ziekte) (tijdelijk) niet actief is, wordt deze bij aanmelding gezien als gast. Indien een activiteit 6 maanden onafgebroken alleen teamleden als deelnemer heeft, dient dit gemeld te worden bij het bestuur en kan voor deze activiteit (tijdelijk) een andere activiteit in de plaats komen, indien van toepassing.
OPLEIDING EN DESKUNDIGHEIDSBEVORDERING
Scholing en deskundigheidbevordering van de teamleden die werkzaam zijn in de begeleiding en opvang van gasten is belangrijk. Het verhoogt het niveau van de dienstverlening en vergroot het gevoel van zelfvertrouwen en plezier in het werk van de teamleden. Deze deskundigheidsbevordering kan alleen doorgaan indien de benodigde fondsen hiervoor aanwezig zijn. Deskundigheidsbevordering kan ook zijn het bijwonen van symposia of lezingen. Hiervan worden ten behoeve van de collega teamleden verslagen gemaakt.
ONKOSTENVERGOEDING
De onkosten die gemaakt worden voor het vrijwilligerswerk worden vergoed. Onkosten voor activiteiten dienen vooraf ter goedkeuring voorgelegd te worden aan de voorzitter en penningmeester of diens vervangers.
Onkosten kunnen alleen worden gedeclareerd door inlevering van een declaratieformulier met bijbehorende bewijsstukken. De declaraties dienen bij voorkeur maandelijks ingediend te worden, uiterlijk na afloop van ieder kwartaal.
KLACHTENREGELING
Indien een gast van één van de activiteiten een klacht (mondeling of schriftelijk) indient, geeft de verantwoordelijke dit door aan het bestuur. Afhankelijk van de aard van de klacht zal het bestuur zelf tot passende maatregelen over gaan in samenspraak met één of meerdere teamleden.
Voor klachten van teamleden over gasten of collega’s geldt hetzelfde. Indien het bestuur er met de klager niet uitkomt, zal de vertrouwenspersoon ingeschakeld worden.
VERTROUWENSPERSOON
De vertrouwenspersoon van het Steunpunt is mevr. Alet Veldhuis – ethicus ZorgSaam.
PROFIEL en GEDRAGSREGELS TEAMLEDEN
Is betrokken bij de gast en respecteert deze
Is communicatief en sociaal vaardig
Kan luisteren, maar durft ook vragen te stellen
Kan omgaan met mannen, vrouwen en kinderen uit alle sociale lagen en van alle gezindten
Kan zowel individueel als in teamverband werken
Is praktisch ingesteld en handelt vanuit gezond verstand
Kan improviseren en bezit gevoel voor humor
Is loyaal en respectvol naar de Stichting, gasten en collega’s en praat problemen uit met collega’s c.q bestuur en houdt deze binnenskamers
Draagt de normen en waarden van de Stichting naar buiten toe uit
Voelt zich betrokken bij het werk, de Stichting en de collega’s
Een net en verzorgd uiterlijk
Heeft een geheimhoudingsplicht en houdt zich daaraan
Alle benodigdheden die aangeschaft worden voor de uitvoer van een activiteit en door de Stichting vergoed zijn, blijven eigendom van “Het Steunpunt”, ook na het beëindigen van de activiteit
TAKEN (uitgevoerd door diverse teamleden)
- begeleiding bij het verwerken van het ziekteproces, de
behandelingen en restverschijnselen
- het geven van aandacht en het bieden van een luisterend oor
- het verstrekken van informatie en voorlichting zonder sturend advies
- individuele-en groepsactiviteiten gericht op verwerking, ontspanning en het vergroten van de zelfredzaamheid
- verlies-en rouwverwerking
- huisbezoeken
- bemiddeling bij aanvullende (professionele) ondersteuning
- het maken van een verslag na een één op één gesprek of huisbezoek
- op verzoek aanwezig zijn bij (slecht nieuws) gesprekken
- het verzorgen van lezingen, presentaties en themamiddagen
- draagt de Steunpuntvisie uit
- werving van donateurs, fondsen en schenkingen (in natura)
- innen van workshop geld en afdracht aan de penningmeester
ONKOSTENREGELING
De vrijwilliger kan gebruik maken van de, door het bestuur vastgestelde, regeling voor vergoeding woon-werkverkeer.
Voor aanschaf van materialen t.b.v. activiteiten dient vooraf toestemming gevraagd te worden.
Zonder deze goedkeuring worden declaraties niet vergoed.
Indien tijdens een dienstreis een maaltijd wordt gebruikt, komt die ook voor vergoeding in aanmerking (bon).
Cursussen worden alleen vergoed als hiervoor uitdrukkelijk toestemming is verleend door de penningmeester en voorzitter of diens plaatsvervangers uit het bestuur.
1. De declaratie wordt ingediend bij de penningmeester of vervanger,
waarbij kaartjes en andere bonnetjes van gemaakte kosten aangehecht dienen te worden.
STICHTING HET STEUNPUNT / ROUWZORG KANAALZONE
Het bestuur van het Steunpunt draagt tevens verantwoordelijkheid voor Rouwzorg Kanaalzone.
Om toekomstige en herhaaldelijke discussie uit te sluiten is tot het volgende besloten:
Aanpassing reglement vrijwilligers
1. Teamleden en aspirant teamleden
a. Teamleden in dienst bij het Steunpunt/ Rouwzorg Kanaalzone:
Teamleden staat het vrij tevens vrijwilligerswerk uit te voeren bij andere organisaties, zoals patiëntenverenigingen, Zonnebloem, Rode Kruis,
Conflictueus is echter, als Teamleden:
1 in dienst willen treden als vrijwilliger bij een inloophuis of rouwzorg met
dezelfde werkzaamheden en doelgroep. Het is slechts mogelijk voor één
inloophuis en één rouwzorgorganisatie vrijwilligerswerk te doen.
2 Een (coaching) bureau hebben of op willen zetten met dezelfde doelgroep en
werkzaamheden van het Steunpunt en Rouwzorg Kanaalzone.
b. Aannamebeleid nieuwe teamleden het Steunpunt/ Rouwzorg Kanaalzone
Bij de sollicitatieprocedure zal gevraagd worden naar ander (vrijwilligers)werk.
De punten zoals benoemd in artikel 1 lid a.1 en a.2 zijn hierbij van toepassing.
2. Trainingen
a. Volgen van trainingen en scholing teamleden Steunpunt en Rouwzorg Kanaalzone
Teamleden die trainingen of scholing volgen voor het Steunpunt en/of Rouwzorg Kanaalzone en die betaald worden door Stichting het Steunpunt:
1 verbinden zich hierbij voor minimaal drie jaar aan het Steunpunt/ Rouwzorg
Kanaalzone.
2 Bij voortijdig vertrek, aannemen van werkzaamheden die gerelateerd zijn aan
de trainingen of scholing, of het starten als zzp’er met overlappende werkzaamheden, het gebruik van betreffend cursusmateriaal voor andere of eigen doeleinden, behoudt het bestuur van de Stichting zich het recht voor,
een bedrag van 50% van de som per persoon, van de training terug te vorderen.
Bij vragen of onduidelijkheden, ligt de uiteindelijke besluitvorming bij het bestuur.
Besloten te Terneuzen,
15 november 2017
Ingaande op: 1 december 2017
VRIJWILLIGERSOVEREENKOMST
STICHTING “HET STEUNPUNT” TERNEUZEN
NAAM VRIJWILLIGER……………………………………………………………………………………..
ADRES:…………………………………………………………………………………………………….. .
POSTCODE EN WOONPLAATS………………………………………………………………………….
GEBOORTEDATUM………………………………………………………………………………………..
TELEFOON EN/OF E-MAIL………………………………………………………………………………..
1. Stemt in met de doelstellingen en het beleid van “HET STEUNPUNT” en de voorwaarden die daarin vernoemd zijn.
2. Heeft een inwerkperiode zo lang men dit wenst onder de visie van een ervaren teamlid.
3. Is verplicht absolute geheimhouding te bewaren betreffende persoonlijke gegevens van hulpvragers/gasten.
4. Is verplicht anonimiteit t.a.v. hulpvragers/gasten en andere vrijwillige medewerkers in acht te nemen.
5 Neemt deel, indien mogelijk, aan het teamoverleg.
6 Kan het contract schriftelijk opzeggen met in principe een opzeggingstermijn van een maand.
“HET STEUNPUNT” kan het contract eveneens opzeggen met inachtneming van een
opzegtermijn van een maand. Wanneer het functioneren van de vrijwillige medewerker naar
het oordeel van het bestuur en team niet langer naar behoren is, kan het contract met
onmiddellijke ingang worden opgezegd.
9 Kan kosten die verband houden met de werkzaamheden declareren, zoals woon-werkverkeer, onkosten (na overleg met voorzitter/penningmeester)
10 Is door het bestuur van “HET STEUNPUNT” verzekerd voor wettelijke aansprakelijkheid en ongevallen die samenhangen met de uit te voeren activiteiten voor de Stichting. Het bestuur heeft een bestuurdersverzekering en een rechtsbijstandsverzekering.
Terneuzen, d.d.
Namens “HET STEUNPUNT” DE VRIJWILLIGER/TEAMLID